Tips

12 enkle, men effektive teknikker for akselerert arbeid i Excel

Pin
Send
Share
Send
Send


Ofte må man håndtere MS Excel? Ikke gå glipp av en del tips om optimalisering av arbeidet i dette programmet.

Legg raskt til nye data i et diagram

Hvis det allerede er laget noe nytt data på arket som må legges til, kan du bare velge en rekkevidde med ny informasjon, kopiere den (Ctrl + C) og deretter lim den direkte inn i diagrammet (Ctrl + V).

Instant Fill (Flash Fill)

Denne funksjonen ble bare vist i den nyeste versjonen av Excel 2013, men det er verdt det å oppgradere til den nye versjonen på forhånd. Anta at du har en liste over fulle navn (Ivan Ivan Ivanovich), som du må forvandle til forkortelser (Ivanov I.). For å utføre en slik konvertering, må du bare begynne å skrive den ønskede teksten i den tilstøtende kolonnen manuelt. På den andre eller tredje linjen forsøker Excel å forutsi våre handlinger og utføre videre behandling automatisk. Du må bare trykke Enter-tasten for å bekrefte, og alle navnene blir konvertert umiddelbart.

På samme måte kan du trekke ut navn fra e-post, lim navnet på fragmentene, etc.

Kopier uten å bryte formater

Du, mest sannsynlig, vet om den "magiske" autofullføringsmarkøren - et tynt svart kryss i nedre høyre hjørne av cellen ved å trekke som du kan kopiere innholdet i cellen eller formelen til flere celler samtidig. Det er imidlertid en ubehagelig nyanse: slik kopierer ofte brudd på bordets design, siden ikke bare formelen kopieres, men også celleformatet. Dette kan unngås hvis du umiddelbart etter å ha trukket med et svart kryss, klikker på smarttegnet - et spesielt ikon som vises nederst til høyre på det kopierte området.

Hvis du velger alternativet "Kopier kun verdier" (Fyll uten formatering), vil Microsoft Excel kopiere formelen uten format og vil ikke ødelegge designet.

Viser data fra et Excel-regneark på et kart

Den nyeste versjonen av Excel 2013 har muligheten til raskt å vise geodataene dine på et interaktivt kart, for eksempel salg per by, etc. For å gjøre dette, gå til "App Store" på Sett inn-fanen og installer Bing plugin derfra Maps. Dette kan gjøres via en direkte kobling fra nettstedet ved å klikke på Legg til-knappen. Etter at du har lagt til en modul, kan du velge den i rullegardinlisten "Mine apper" på "Sett inn" -fanen (Sett inn) og plassere den på regnearket. Det gjenstår å velge dataceller og klikk på knappen Vis steder i kartmodulen for å se våre data på den.

Hvis ønskelig, i plugininnstillingene, kan du velge type diagram og farger som skal vises.

Rask overgang til ønsket ark

Hvis antall arbeidsark i boken din overskrider 10, blir det vanskelig å navigere i dem. Høyreklikk på hvilken som helst av arkrulleknappene i nedre venstre hjørne av skjermen.

En innholdsfortegnelse vises, og du kan gå til ønsket ark umiddelbart.

Du kan også lage på et eget ark en innholdsfortegnelse med hyperkoblinger. Det er litt mer komplisert, men ofte mer praktisk.

Konverter rader til kolonner og tilbake

Hvis du noen gang har hatt å manuelt skifte celler fra rader til kolonner, vil du sette pris på følgende triks:

  1. Fremhev rekkevidden.
  2. Kopier den (Ctrl + C) eller, ved å trykke på høyre museknapp, velg "Kopier" (Kopier).
  3. Høyreklikk på cellen der du vil sette inn data, og velg en av de spesielle innsettingsalternativene i kontekstmenyen - ikonet "Transponere".

I eldre versjoner av Excel finnes det ikke et slikt ikon, men du kan løse problemet ved å bruke en spesiell innsats (Ctrl + Alt + V) og velge alternativet "Transpose" (Transpose).

Nedtrekksliste i cellen

Hvis det er ment å angi strenge definerte verdier fra det innstilte settet (for eksempel bare "ja" og "nei" eller bare fra listen over avdelinger i firmaet etc.), så kan dette enkelt organiseres ved hjelp av rullegardinlisten:

  1. Velg cellen (eller rekkevidde av celler) der det skal være en slik begrensning.
  2. Klikk på Data Validation-knappen på fanen Data (Validering).
  3. I rullegardinlisten "Tillat" velger du "List" -alternativet.
  4. I feltet "Kilde" angir du området som inneholder referansevarianter av elementene, som senere vil falle ut mens du skriver.

Avanserte triks fra samme serie: en rullegardinliste med fylling, relaterte rullegardinlister, en rullegardinliste med et bilde, etc.

Smarttabell

Hvis du velger et utvalg med data, og i kategorien Hjem klikker du på "Format som et bord" (Hjem - Formater som tabell), og vår liste blir omgjort til et "smart" bord, som (unntatt fancy stripet farge) kjenner mange nyttige ting:

  • Strek automatisk når du legger til nye rader eller kolonner i den.
  • De angitte formlene kopieres automatisk til hele kolonnen.
  • Hetten på dette bordet blir automatisk løst når du ruller, og den inneholder filterknapper for valg og sortering.
  • På kategorien Design som vises (Design), kan du legge til en rekke totaler med automatisk beregning til et slikt bord.

Sparklines

Sparklines er miniatyrdiagrammer trukket direkte i cellene, som grafisk viser dynamikken til dataene våre. For å lage dem, klikk på "Graf" (Linje) eller "Histogram" (Kolonner) i "Sparklines" -gruppen på "Sett inn" -fanen. I vinduet som åpnes, angi rekkevidden med de opprinnelige numeriske dataene og cellene hvor du vil ta med sparkline.

Etter å ha klikket på "OK" -knappen, vil Microsoft Excel opprette dem i de angitte cellene. På Design-fanen (Design) kan du videre tilpasse farge, skrive, aktivere visning av minimums- og maksimumverdier, etc.

Gjenopprett ikke-lagrede filer

Fredag. Kveld. Den etterlengtede enden av sjokkarbeidet. Ser frem til resten, lukker du rapporten du var opptatt med den siste halvdelen av dagen, og i dialogboksen som vises, "Lagre endringer i filen?" Plutselig, av en eller annen grunn, trykk "Nei".

Det tomme kontoret kunngjør hjertet ditt, men det er for sent - de siste timene arbeidet gikk til hundens hale og i stedet for en hyggelig kveld med venner, må du gjenopprette de tapte.

Faktisk er det en stor sjanse til å rette opp situasjonen. Hvis du har Excel 2010, klikker du på "File" - "Recent" (File - Recent) og finner knappen Recover Unsaved Workbooks i nedre høyre hjørne av skjermen. I Excel 2013 er banen litt annerledes: "File" - "Details" - "Version Management" - "Gjenopprett ikke-lagrede arbeidsbøker" (Fil - Egenskaper - Gjenopprett Unsaved Workbooks). En spesiell mappe åpnes fra dypet av Microsoft Office, der midlertidige kopier av alle bøker som er opprettet eller endret, men ikke lagret, lagres i et slikt tilfelle.

Sammenligner to områder for forskjeller og kamper

Svært ofte, når du arbeider i Excel, er det nødvendig å sammenligne to lister og raskt finne elementer som er like eller forskjellige i dem. Den raskeste og mest visuelle måten å gjøre dette på:

  1. Velg begge sammenlignede kolonner (mens du holder Ctrl-tasten).
  2. Velg på Hjem-fanen - Betinget formatering - Cellallokeringsregler - Dupliseringsverdier (Hjem - Betinget formatering - Marker Cell Regler - Dupliser Verdier).
  3. Velg alternativet "Unikt" fra rullegardinlisten.

Bonus: andre måter å sammenligne to intervaller og finne forskjeller / kamper.

Valg (justering) av beregningsresultatene for de nødvendige verdiene

Har du noen gang plukket inn verdier i Excel-beregningen din for å få output du trenger? På slike øyeblikk føler du deg som en hardnøkkel, ikke sant? Bare et par dusinvis av iterasjoner "undershoot - flight", og her er det den etterlengtede "hit"!

Microsoft Excel vil kunne gjøre en slik passform for deg, og raskere og mer nøyaktig. For å gjøre dette, klikk på "Sett inn" -fanen på "what-if analysis" -knappen og velg kommandoen "Parametervalg" (Sett inn - Hva hvis analyse - Målsøk). I vinduet som vises, angi cellen hvor du vil velge ønsket verdi, ønsket resultat og inngangs cellen som skal endres. Etter å ha klikket på "OK", vil Excel utføre opptil 100 "skudd" for å velge alt du trenger med en nøyaktighet på 0,001.

Hvis denne detaljerte anmeldelsen ikke dekker alle de nyttige MS Excel-sjetongene som du vet om, kan du dele dem i kommentarene!

Se på videoen: Calling All Cars: Banker Bandit The Honor Complex Desertion Leads to Murder (Desember 2021).

Pin
Send
Share
Send
Send